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Los costos ocultos del uso de papel

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¿Sabías que, de acuerdo a información publicada por The World Counts, cada persona usa más de dos hojas de papel cada hora?

Además del enorme daño ecológico que esto implica, lo cual abordaremos en otro artículo por ser un tema de vital importancia, el uso de papel conlleva otros costos que normalmente perdemos de vista.

Qué hacer con los documentos de oficina en la era del teletrabajo?

En los Estados Unidos, Japón y Europa, una persona promedioutiliza entre 250 y 300 kilos de papel al año.

Los estudios llevados a cabo por la Universidad Tufts, Massachusetts, y la organización sin fines de lucro Forest Ethics estiman que un empleado de oficina estadounidense usa una hoja de papel cada 12 minutos.

Pero por cada hoja de papel consumida hay muchos otros costos asociados que se esconden y de los que casi no hablamos, pero no pueden ser evitados.

  • Impresión y fotocopiado: equipos, consumibles, mantenimiento y reparaciones. Tiempo usado para llevar a cabo estas tareas.
  • Destrucción de documentos confidenciales. Las empresas deben cumplir con la destrucción de documentos. Estos costos incluyen el precio de los equipos, el tiempo y los recursos involucrados para realizar esta tarea. En España 1m3 de documentos a ser destruidos puede llegar costar 80€.
  • Reciclaje y la gestión de residuos del papel. Incluye los costos involucrados en el proceso de recolección.
  • Tiempo de búsqueda, de archivado, de organización.
  • Espacio y mobiliario de almacenaje.

Además de los costos asociados al uso de papel, hay otras consideraciones que deben ser tomadas en cuenta a la hora de decidir transformarse en una empresa «cero consumo papel»:

SEGURIDAD

La seguridad de la información impresa en un papel es un gran problema: los datos relevantes y confidenciales quedan disponibles para cualquiera que pase y tenga acceso al sitio en donde se archivan, sin poder verificar quienes hay visto qué o cuándo.

TEMPORALIDAD

Las empresas pueden llegar a gastar más de $ 120 mil millones de dólares al año en formularios impresos, la mayoría de los cuales se dejan de usar dentro de los tres meses siguientes.

TRANSPORTE y ENVÍOS DE DOCUMENTOS

El transporte de documentos es un proceso caro, que atrasa muchas operaciones y en el que intervienen muchas personas: una vez impreso el documento debe ser ensobrado y etiquetado, entregado a la mensajería que lo incorpora a su logística.

EDICIONES Y MODIFICACIONES

Si necesitas realizar modificaciones en un documento en papel, deberás volver a editarlo e imprimirlo. Esto deberá repetirse cada vez que desees hacer más correcciones. Idealmente, deberías guardar una copia del documento original para distinguir todas los cambios que se han realizado.

DAÑOS Y PÉRDIDA

Los documentos manuales se pueden dañar, perder, extraviar o robar fácilmente. Un incendio por ejemplo podría significar la pérdida de información.

Todo esto lo podemos evitar utilizando cada vez menos papel en nuestro documentos, cuanto más importantes, más deberíamos pensar en incorporar sistemas digitales que resguarden, faciliten los procesos y eliminen costes y tiempos.

Finalmente no es forzoso que dejes de utilizar papel en toda tu empresa de una sola vez, identifica un proceso en el que se use papel constantemente y empieza con ese, una vez que conozcas el camino, los siguientes cambios serán más fáciles.

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